A escolha de um local ideal para realizar uma reunião requer a análise cuidadosa das
necessidades de sua equipe e da natureza da reunião. Reserve um tempo para pesquisar e selecionar o espaço que atenda às necessidades de cada encontro, levando em
consideração as características dos participantes e o propósito do encontro.
Confira algumas premissas essenciais:
1- Avalie as necessidades
Para escolher a sala de reuniões ideal para sua necessidade, é necessário considerar o
tamanho do grupo que participará e o propósito do encontro. Você precisa de uma sala
para apresentações formais, discussões colaborativas ou treinamento? Um misto de tudo
isso? Avalie também os requisitos técnicos, como a necessidade de equipamentos
audiovisuais, acesso à internet de alta velocidade e recursos de videoconferência.
2 – Localização e Acessibilidade
A localização da sala de reuniões também é fundamental. Ela deve ser de fácil acesso
para todas as pessoas que irão participar, minimizando desconfortos e contratempos. Se
a maioria dos participantes estiver localizada em diferentes regiões, uma sala de reuniões
central pode ser a melhor escolha. Para reuniões locais, priorize a conveniência de seus
colaboradores.
3- Infraestrutura e serviços adicionais
Além dos aspectos básicos, como mesas e cadeiras, considere a infraestrutura e os serviços adicionais oferecidos. Verifique se há recursos como flipcharts, aparelhos para conferência, ar condicionado, e se a sala é acessível para pessoas com mobilidade
reduzida, por exemplo para cadeiras de rodas.
4- Ambiente e Conforto
A disposição do espaço, a iluminação, a temperatura e a disposição de mesas e cadeiras
tendem a afetar significativamente o foco e a produtividade dos participantes.
