Ao escolher um local ideal para realizar uma reunião, é fundamental analisar cuidadosamente as necessidades da equipe e a natureza do encontro. Reserva um tempo para pesquisar e selecionar o espaço que atenda às necessidades de cada encontro, levando em consideração as características dos participantes e o propósito do encontro.
Confira algumas premissas essenciais:
Avalie as necessidades: Considere o tamanho do grupo que participará e o propósito do encontro. Se você precisa de uma sala para apresentações formais, discussões colaborativas ou treinamento, um misto de tudo isso, avalie também os requisitos técnicos, como a necessidade de equipamentos audiovisuais, acesso à internet de alta velocidade e recursos de videoconferência.
Localização e Acessibilidade: A localização da sala de reuniões é fundamental. Ela deve ser de fácil acesso para todas as pessoas que irão participar, minimizando desconfortos e contratempos. Se a maioria dos participantes estiver localizada em diferentes regiões, uma sala de reuniões central pode ser a melhor escolha. Para reuniões locais, priorize a conveniência de seus colaboradores.
Infraestrutura e serviços adicionais: Além dos aspectos básicos, como mesas e cadeiras, considere a infraestrutura e os serviços adicionais oferecidos. Verifique se há recursos como flipcharts, aparelhos para conferência, ar condicionado, e se a sala é acessível para pessoas com mobilidade reduzida, por exemplo, para cadeiras de rodas.
Ambiente e Conforto: A disposição do espaço, a iluminação, a temperatura e a disposição de mesas e cadeiras tendem a afetar significativamente o foco e a produtividade dos participantes.
